Vis Kirsten Dinesens profilKlumme: Klar tale – øh print – tak!
Vi printer som aldrig før. Hvorfor? Måske fordi mange virksomheder ikke har fattet overgangen til digital kommunikation. Få en hjælpende hånd af ugens gæsteblogger.
Denne blog er oprindelig publiceret i Danmarks mest læse computer magasin Come on
”Det er for at spare miljøet!!!”
Det var svaret på, hvorfor min teleudbyder valgte at maile over 80 sider standardtekster i stedet for at putte det i en konvolut. Men lad os nu kalde en spade for en spade: glem alt om miljøet. Det er for at virksomheden skal spare!
CRM-systemet klarer hele dialogen med kunderne. Men i spareiver har man glemt, hvad det egentlig er, der smides i hovedet på kunderne.
Mit ellers rummelige mailprogram gik i tænkeboksen, da strømmen af mails startede: er det mon spam? Derefter jamrede printeren som en udtjent kat, og sekretæren gispede efter det sidste iltmolekyle blandt alle ozondampene. Årsag: en simpel ændring af abonnementet udløste en sand tsunami af pdf’ere i 4 farver. I skrivende stund er vi oppe på over 80 sider A4, der skal læses og forstås.
Er det ok? Næ – hverken for miljøet eller kunderne. Til gengæld er det et typisk eksempel på, hvordan virksomheder tror, at it-løsninger pr. automatik er noget med at ”spare” og ignorerer det faktum, at hvad der fungerer i off-line-verdenen ikke nødvendigvis fungerer on-line. Mange gange har it-folkene tidligt gjort opmærksom på nye muligheder og systemer – men når det implementeres, så sker det for hurtigt, så man bevidstløst overfører materialer og arbejdsgange uden respekt for de digitale formater.
Så i fremtiden: lad dog være med at bruge ”miljøet” som undskyldning for halvgennemtænkte CRM-løsninger eller automatiseret dialog. Sig hellere: vi er i gang med at digitalisere vores dialog for at spare penge og spare miljøet, og vi prøver hver dag at gøre det endnu bedre – og gør det bedre!
Der er lige et par få, men ret enkle spilleregler, som er rigtig gode at følge for minimum at få off-line-materialer til at fungere on-line. Se de 6 enkle regler her:
___
6 enkle råd til at få off-line til af fungere on-line
- Mange virksomheder kikser, når de begynder at lave automatiseret dialog. Men der er et par simple spilleregler, der kan følges.
1. LYT: Få de ansvarlige til at lytte til it-afdelingen og udviklernes råd. Det er her, at ekspertisen og viden om tendenser gemmer sig. De kommunikations-ansvarlige skal hellere begynde at overveje, hvordan man langsigtet og løbende kan implementere ny software og nye arbejdsgange i virksomheden.
2. DIGITALT: Kommuniker digitalt – det sparer miljøet – men glem ikke, at tryksager også fungerer!
3. ENKELT: Gør det digitalt på en ordentlig måde. Husk at få lavet alle elementer i både en off-line- og on-line-version, f.eks. :
• Lav brochure som tutorials i digitale formater, f.eks. simple powerpoints
• Brochurer og tryksager skal være et enkelt grafisk format, der er nemme at printe ud
• Gennemgå kontrakter og standardskrivelser. Kan det ikke gøres mere enkelt?
• Husk endelig at lave en fin firefarve tryksag – hvis man synes, det er vigtigt den ligger i butikken eller i pakken med produktet.
4. KUN EN GANG: Hold op med at sende de samme informationer flere gange på mail. Der går versions-fnidder i det! Én gang er som regel nok. De fleste bruger alligevel deres mailboks som arkivsystem!!
5. VIS ÆNDRINGER: Hvis det er juridisk nødvendigt at sende den samme tekst flere gange, f.eks. tilbud, tilrettet tilbud og endelig kontrakt, så gør det klart hvorfor, og hvor der er ændringer i forhold til sidste version osv.
6. BRUG POSTEN: Send noget med posten! I hele det her mail/pdf-helvede er det efterhånden det mest effektive at sende et godt gammeldags brev. Det bliver med garanti åbnet og læst. Undersøgelser viser f.eks. at de fleste bruger op til 17 sekunder på at læse BAGSIDEN af et brev. Det er dèr virksomhedens afsender kan stå.
Fakta:
Min teleudbyders CRM-system nåede på 9 dage at spytte forslag til kontrakt på 12 sider, tilbud på 7 sider, ordrebekræftelse på 3 sider, endelig kontrakt på 12 sider, velkommen brochurer incl. en instruktion m.v. på 36 sider i 4 farver, brochure med instruktion i brug af tjenester i 4 farver på 20 sider, endnu en bekræftelse på 3 sider. Hele 3 ordrerbekræftelser á 3 sider, hvor det eneste, der er ændret, er datoen. Vi er med andre ord oppe på over 80 siders tryksager, som formelt og juridisk set skal printes, læses og forstås.
En lille tilføjelse: En læser savnede en reference:
17 sekunder: Citatet stammer fra bogen Praktisk direct marketing af Frederik Bisbjerg s. 74,Forlaget Markedsføring, 2004. Frit efter erindringen; så vidt jeg husker, er det en undersøgelse so m fullfillment huset InterMail lavede i Danmark, for at eftertjekke en tilsvarende amerikansk undersøgelse – fordi de netop fandt tallet forbløffende højt. Mht. til referencer: jeg forstår dit synspunkt, men det er jo en balance om man skal komme med alle referencer så det er en videnskabelig artikel – eller skrive en lidt mere lettilgængelig blog
